Números de factura en la lista de pedidos: Configuración contable y exportación

Tu plugin de facturación crea números de factura para cada pedido. Pero WooCommerce los oculta. Para averiguar qué pedido corresponde a la factura INV-2024-00345, debes abrir los pedidos uno por uno, revisando la página de detalles de cada uno hasta que lo encuentras.

Esto toma unos 15-20 segundos por pedido. Cuando tu contador envía una lista de 30 facturas para conciliar, eso se convierte en 10 minutos haciendo clics.

OrderFusion agrega los números de factura directamente a tu lista de pedidos de WooCommerce. Puedes verlos de un vistazo, buscar por número de factura, encontrar pedidos que no tengan factura y exportar todo esto a formato CSV para el tenedor de libros o el contador.

Lo que necesitas primero

WooCommerce no genera números de factura por sí mismo. Necesitas un plugin de facturación. OrderFusion funciona con los más populares:

• PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce (WP Overnight)
• Invoices for WooCommerce (Bas Elbers)
• Booster for WooCommerce
• YITH WooCommerce PDF Invoice (premium, vía yithemes.com)

Si tu plugin almacena los números de factura como metadatos de pedidos (y la mayoría lo hace), OrderFusion los detecta automáticamente.

Agrega la columna de número de factura

1. Ve a WooCommerce > Pedidos
2. Haz clic en Opciones de pantalla (en la esquina superior derecha)
3. En la sección de Columnas, marca Número de factura
4. Cierra las Opciones de pantalla

Los números de factura ahora aparecerán en tu lista de pedidos, junto a los totales y el estado. Se acabó el tener que abrir los pedidos individualmente.

¿Qué pasa si la columna está en blanco? Hay dos razones probables. O el pedido aún no tiene una factura (tu plugin podría generar facturas solo para pedidos completados), o el plugin de facturación almacena los datos bajo un «meta key» (clave meta) no estándar. Si es este segundo caso, crea una columna personalizada con esa clave meta específica de tu plugin. Revisa la sección más abajo sobre claves meta no estándar.

Buscar por número de factura

Tu contador envía un correo electrónico: «¿Puedes revisar la factura INV-2024-00345?»

Antes, eso significaba abrir los pedidos uno por uno. Ahora:

1. En Opciones de pantalla, habilita el filtro Número de factura
2. Escribe

   1	INV-2024-00345

   en el campo del filtro
3. La lista de pedidos se actualiza de forma instantánea para mostrar los resultados coincidentes

Las coincidencias parciales también funcionan. Escribe

para encontrar todas las facturas en ese rango. Muy útil cuando necesitas extraer un lote de facturas secuenciales para una auditoría trimestral.

Encontrar pedidos sin factura

Esto te salva a final de mes. Algunos pedidos pueden pasarse por alto sin generar una factura. Quizás hubo un pequeño fallo en la pasarela de pago o un estado de pedido que no activa tu plugin de facturación. En cualquier caso, necesitas detectarlos antes de cerrar los libros de ese mes.

1. Habilita el filtro de Número de factura
2. Escribe un guion (

   1

   -

   ) en el campo del filtro
3. Aplica el filtro

El guion es un símbolo especial en OrderFusion. Significa «mostrar los pedidos en los que este campo está vacío». Obtienes todos los pedidos sin número de factura, para que puedas generarlas y mantener tus registros limpios.

También funciona a la inversa. Escribe un asterisco (

) para ver solo los pedidos que sí tienen número de factura.

Crea una vista contable

Los filtros y las columnas son útiles por sí mismos. Pero en contabilidad se usa la misma configuración todos los días: las mismas columnas, filtros y diseño. Guárdalo una vez para que no tengas que reconstruirlo nunca más.

Aquí tienes una configuración orientada a contabilidad:

Columnas:
– Pedido # y nombre del cliente
– Fecha
– Total
– Método de pago
– Número de factura
– Estado

Filtros:
– Rango de fechas (configurado en el mes actual)
– Estado: Completado

Para guardarlo como una vista reutilizable:

1. Configura las columnas y los filtros que acabamos de mencionar
2. Haz clic en el botón + en el área de vistas personalizadas
3. Ponle de nombre «Contabilidad – Este Mes»
4. Haz clic en Guardar

El próximo mes, cargas la vista, ajustas el rango de fechas y estás listo. Sin reconstruir y sin olvidarte de ninguna columna.

Fíjala (ponle un pin) para tener un acceso más rápido. Abre el menú desplegable de vistas, haz clic en el icono del pin junto a tu vista contable y aparecerá como una insignia en la parte superior de la lista con un recuento en vivo de los pedidos. «(47) Contabilidad – Este mes» te indicará rápidamente cuántos pedidos completados están pendientes de revisión.

Exportación para tu contable o tenedor de libros

Una vez que configuras tu vista de contabilidad, exportarla toma tres clics:

1. Carga tu vista de contabilidad
2. Abre el menú desplegable de Acciones en lote y selecciona Exportar todo a CSV
3. Haz clic en Aplicar

El archivo CSV se descargará con exactamente las columnas que ves en pantalla, en el mismo orden. Pásaselo a tu contable, impórtalo en QuickBooks o Xero, o súbelo a una carpeta compartida.

Dos opciones de formato en los ajustes de OrderFusion (WooCommerce > Ajustes > OrderFusion):

• Estilo WooCommerce agrupa los campos relacionados. Es más compacto.
• Estilo Tabla pone cada campo en su propia columna. Es mejor para ordenar y crear tablas dinámicas.

El estilo de tabla funciona mejor para las importaciones contables. Cada valor obtiene su propia columna, por lo que las herramientas automatizadas pueden mapear los campos sin requerir limpieza manual.

Cuando el plugin de facturación usa un «meta key» no estándar

La mayoría de los plugins de facturación almacenan los números bajo una meta key que OrderFusion reconoce automáticamente. Pero algunos usan claves personalizadas.

Si la columna integrada de Número de Factura se muestra en blanco a pesar de que tus pedidos tienen facturas:

1. Abre cualquier pedido que tenga una factura
2. Ve a la sección Campos personalizados (habilítala en Opciones de pantalla si no la ves). En versiones de WooCommerce anteriores a la 8.8, esta sección puede no aparecer si HPOS está activo – revisa la documentación de tu plugin de facturación para saber el nombre de la meta key en su lugar.
3. Encuentra el campo que usa tu plugin de facturación. Anota la meta key exacta (algo como

   1	_wcpdf_invoice_number

   o

   1	_invoice_number

   )
4. De vuelta en la lista de pedidos, haz clic en Opciones de pantalla
5. En la sección Columnas, haz clic en el botón +
6. Introduce un nombre como «Factura #» y pega la meta key
7. Configura el tipo de columna como Texto
8. Haz clic en Crear columna

Tu columna personalizada ahora muestra los números de factura específicos de ese plugin. También puedes crear un filtro personalizado con la misma meta key, para poder buscar facturas al igual que con el filtro predeterminado.

Pruébalo tú mismo

y activa la columna de Número de factura. Filtra para encontrar valores vacíos, construye una vista contable y exporta el CSV. Toda la configuración lleva menos de cinco minutos.

Para conocer detalles sobre la configuración paso a paso, revisa la documentación de OrderFusion.