Numery faktur na liście zamówień: konfiguracja przyjazna księgowości + eksport

Wtyczka do faktur tworzy numery faktur dla każdego zamówienia. WooCommerce jednak je ukrywa. Aby znaleźć zamówienie pasujące do faktury INV-2024-00345, otwierasz zamówienia jedno po drugim i przeszukujesz każdą stronę szczegółów, aż je znajdziesz.

To 15–20 sekund na zamówienie. Gdy księgowy wysyła listę 30 faktur do uzgodnienia, to 10 minut klikania.

OrderFusion dodaje numery faktur bezpośrednio do listy zamówień WooCommerce. Widzisz je na pierwszy rzut oka, wyszukujesz po numerze faktury, znajdujesz zamówienia bez faktur i eksportujesz wszystko do CSV dla księgowego.

Co potrzebujesz na początek

WooCommerce sam nie generuje numerów faktur. Potrzebujesz wtyczki do fakturowania. OrderFusion współpracuje z popularnymi rozwiązaniami:

• PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce (WP Overnight)
• Invoices for WooCommerce (Bas Elbers)
• Booster for WooCommerce
• YITH WooCommerce PDF Invoice (premium, via yithemes.com)

Jeśli wtyczka przechowuje numery faktur jako meta zamówienia (a większość tak robi), OrderFusion pobiera je automatycznie.

Dodaj kolumnę z numerem faktury

1. Przejdź do WooCommerce > Orders
2. Kliknij Screen Options (w prawym górnym rogu)
3. W sekcji Columns zaznacz Invoice Number
4. Zamknij Screen Options

Numery faktur pojawiają się teraz na liście zamówień, obok sum i statusów. Koniec z otwieraniem pojedynczych zamówień.

Co jeśli kolumna jest pusta? Są dwie prawdopodobne przyczyny. Albo zamówienie nie ma jeszcze faktury (wtyczka może generować faktury tylko dla zrealizowanych zamówień), albo wtyczka do fakturowania przechowuje dane pod niestandardowym kluczem meta. W drugim przypadku utwórz kolumnę niestandardową z konkretnym kluczem meta wtyczki. Zobacz sekcję poniżej o niestandardowych kluczach meta.

Wyszukuj po numerze faktury

Księgowy pisze e-mailem: „Czy możesz sprawdzić fakturę INV-2024-00345?”

Wcześniej oznaczało to otwieranie zamówień jedno po drugim. Teraz:

1. W Screen Options włącz filtr Invoice Number
2. Wpisz

   1	INV-2024-00345

   w polu filtra
3. Lista zamówień natychmiast pokazuje pasujące pozycje

Działają też częściowe dopasowania. Wpisz

, aby znaleźć wszystkie faktury z tego zakresu. Przydatne, gdy musisz pobrać partię kolejnych faktur na kwartalny audyt.

Znajdź zamówienia bez faktur

To oszczędza czas na koniec miesiąca. Niektóre zamówienia przechodzą bez wygenerowania faktury. Może to być problem z bramką płatności, może status, który nie uruchamia wtyczki do fakturowania. Tak czy inaczej, musisz je wyłapać przed zamknięciem ksiąg.

1. Włącz filtr Invoice Number
2. Wpisz myślnik (

   1

   -

   ) w polu filtra
3. Zastosuj

Ten myślnik to specjalny symbol w OrderFusion. Oznacza „pokaż zamówienia, w których to pole jest puste”. Dostajesz każde zamówienie bez numeru faktury, więc możesz wygenerować brakujące faktury i utrzymać porządek w dokumentacji.

Działa też odwrotnie. Wpisz gwiazdkę (

), aby zobaczyć tylko zamówienia z numerami faktur.

Zbuduj widok księgowy

Filtry i kolumny są przydatne same w sobie. Księgowość jednak codziennie korzysta z tej samej konfiguracji: tych samych kolumn, filtrów i układu. Zapisz ją raz i nigdy nie buduj od nowa.

Oto konfiguracja przyjazna księgowości:

Kolumny:
– Nr zamówienia i nazwa klienta
– Data
– Suma
– Metoda płatności
– Numer faktury
– Status

Filtry:
– Zakres dat (ustawiony na bieżący miesiąc)
– Status: Completed

Aby zapisać to jako widok wielokrotnego użytku:

1. Skonfiguruj kolumny i filtry powyżej
2. Kliknij przycisk + w obszarze widoków niestandardowych
3. Nazwij go „Accounting – This Month”
4. Kliknij Save

W następnym miesiącu wczytaj widok, dostosuj zakres dat i gotowe. Bez przebudowy, bez zapomnianych kolumn.

Przypnij go dla szybszego dostępu. Otwórz listę rozwijaną widoków, kliknij ikonę pinezki obok widoku księgowego, a pojawi się jako odznaka nad listą zamówień z liczbą zamówień na żywo. „(47) Accounting – This Month” mówi na pierwszy rzut oka, ile zrealizowanych zamówień czeka na przegląd.

Eksport dla księgowego

Gdy widok księgowy jest gotowy, eksport to trzy kliknięcia:

1. Wczytaj widok księgowy
2. Otwórz listę rozwijaną Bulk actions i wybierz Export All to CSV
3. Kliknij Apply

Plik CSV pobiera się z dokładnie tymi kolumnami, które widzisz na ekranie, w tej samej kolejności. Przekaż go księgowemu, zaimportuj do QuickBooks lub Xero albo wrzuć do wspólnego folderu.

Dwa formaty w ustawieniach OrderFusion (WooCommerce > Settings > OrderFusion):

• WooCommerce Style grupuje powiązane pola razem. Bardziej zwarty.
• Table Style umieszcza każde pole w osobnej kolumnie. Lepszy do sortowania i tabel przestawnych.

Table Style najlepiej sprawdza się przy importach księgowych. Każda wartość ma własną kolumnę, więc narzędzia automatyczne mogą mapować pola bez ręcznego czyszczenia.

Gdy wtyczka do fakturowania używa niestandardowego klucza meta

Większość wtyczek do fakturowania przechowuje numery faktur pod kluczem meta, który OrderFusion rozpoznaje automatycznie. Niektóre używają jednak własnych kluczy.

Jeśli wbudowana kolumna Invoice Number jest pusta, mimo że zamówienia mają faktury:

1. Otwórz dowolne zamówienie z fakturą
2. Przewiń do sekcji Custom Fields (włącz ją w Screen Options, jeśli jej nie widzisz). W wersjach WooCommerce starszych niż 8.8 ta sekcja może nie pojawić się przy HPOS — sprawdź dokumentację wtyczki do fakturowania, aby poznać nazwę klucza meta.
3. Znajdź pole używane przez wtyczkę do fakturowania. Zanotuj dokładny klucz meta (np.

   1	_wcpdf_invoice_number

   lub

   1	_invoice_number

   )
4. Wróć na listę zamówień i kliknij Screen Options
5. W sekcji Columns kliknij przycisk +
6. Wpisz nazwę, np. „Invoice #”, i wklej klucz meta
7. Ustaw typ kolumny na Text
8. Kliknij Create Column

Niestandardowa kolumna wyświetla teraz numery faktur z Twojej wtyczki. Możesz też utworzyć pasujący filtr niestandardowy z tym samym kluczem meta, aby wyszukiwać po numerze faktury tak jak wbudowanym filtrem.

Wypróbuj samodzielnie

and włącz kolumnę Invoice Number. Filtruj puste wartości, zbuduj widok księgowy, eksportuj CSV. Cała konfiguracja zajmuje mniej niż pięć minut.

Szczegółową konfigurację krok po kroku znajdziesz w dokumentacji OrderFusion.