Votre plugin de facturation crée des numéros de facture pour chaque commande. Mais WooCommerce les enterre. Pour trouver quelle commande correspond à la facture INV-2024-00345, vous ouvrez les commandes une par une, en parcourant chaque page de détail jusqu’à ce que vous la trouviez.
Cela prend 15 à 20 secondes par commande. Lorsque votre comptable envoie une liste de 30 factures à rapprocher, cela représente 10 minutes de clics.
OrderFusion ajoute les numéros de facture directement à votre liste de commandes WooCommerce. Vous pouvez les voir en un coup d’œil, faire une recherche par numéro de facture, trouver les commandes sans facture et exporter le tout au format CSV pour votre comptable.
Ce dont vous avez besoin d’abord
WooCommerce ne génère pas de numéros de facture par lui-même. Vous avez besoin d’un plugin de facturation. OrderFusion fonctionne avec les plus populaires :
- PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce (WP Overnight)
- Invoices for WooCommerce (Bas Elbers)
- Booster for WooCommerce
- YITH WooCommerce PDF Invoice (premium, via yithemes.com)
Si votre plugin stocke les numéros de facture en tant que méta de commande (et la plupart le font), OrderFusion les détecte automatiquement.
Ajouter la colonne numéro de facture
- Allez dans WooCommerce > Commandes
- Cliquez sur Options de l’écran (coin supérieur droit)
- Dans la section Colonnes, cochez Numéro de facture
- Fermez les Options de l’écran
Les numéros de facture apparaissent désormais dans votre liste de commandes, juste à côté des totaux de commande et du statut. Fini l’ouverture individuelle des commandes.
Que faire si la colonne est vide ? Deux raisons probables. Soit la commande n’a pas encore de facture (votre plugin peut ne générer des factures que pour les commandes terminées), soit votre plugin de facturation stocke les données sous une clé méta non standard. Si c’est le deuxième cas, créez une colonne personnalisée avec la clé méta spécifique à votre plugin. Voir la section ci-dessous sur les clés méta non standard.
Rechercher par numéro de facture
Votre comptable envoie un e-mail : « Pouvez-vous vérifier la facture INV-2024-00345 ? »
Auparavant, cela impliquait d’ouvrir les commandes une par une. Maintenant :
- Dans Options de l’écran, activez le filtre Numéro de facture
- Tapez
dans le champ de filtre1INV-2024-00345
- La liste des commandes se met à jour instantanément pour afficher les commandes correspondantes
Les correspondances partielles fonctionnent également. Tapez
1 | INV-2024-003 |
Trouver les commandes sans facture
Ceci vous sauve la mise à la fin du mois. Certaines commandes passent entre les mailles du filet sans génération de facture. Peut-être un hoquet de la passerelle de paiement, peut-être un statut qui ne déclenche pas votre plugin de facturation. Quoi qu’il en soit, vous devez les repérer avant de clôturer les comptes.
- Activez le filtre Numéro de facture
- Tapez un trait d’union (
) dans le champ de filtre1-
- Appliquez
Ce trait d’union est un symbole spécial dans OrderFusion. Il signifie « afficher les commandes où ce champ est vide ». Vous obtenez chaque commande sans numéro de facture, vous pouvez donc générer les factures manquantes et garder vos dossiers propres.
L’inverse fonctionne aussi. Tapez un astérisque (
1 | * |
WooCommerce Plugin
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Créer une vue comptable
Les filtres et les colonnes sont utiles en soi. Mais la comptabilité utilise la même configuration tous les jours : mêmes colonnes, mêmes filtres, même mise en page. Enregistrez-la une fois pour ne jamais avoir à la reconstruire.
Voici une configuration adaptée à la comptabilité :
Colonnes :
– N° de commande et nom du client
– Date
– Total
– Méthode de paiement
– Numéro de facture
– Statut
Filtres :
– Plage de dates (réglée sur le mois en cours)
– Statut : Terminée
Pour enregistrer ceci en tant que vue réutilisable :
- Configurez les colonnes et les filtres ci-dessus
- Cliquez sur le bouton + dans la zone des vues personnalisées
- Nommez-le « Comptabilité – Ce mois-ci »
- Cliquez sur Enregistrer
Le mois prochain, chargez la vue, ajustez la plage de dates, et vous êtes prêt. Pas de reconstruction, pas de colonnes oubliées.
Épinglez-la pour un accès plus rapide. Ouvrez la liste déroulante des vues, cliquez sur l’icône d’épingle à côté de votre vue comptable, et elle apparaît sous forme de badge au-dessus de la liste des commandes avec un décompte en direct. « (47) Comptabilité – Ce mois-ci » vous indique d’un coup d’œil combien de commandes terminées attendent d’être examinées.
Exporter pour votre comptable
Une fois votre vue comptable configurée, l’exportation prend trois clics :
- Chargez votre vue comptable
- Ouvrez le menu déroulant Actions groupées et sélectionnez Tout exporter en CSV
- Cliquez sur Appliquer
Le fichier CSV se télécharge avec exactement les colonnes que vous voyez à l’écran, dans le même ordre. Remettez-le à votre comptable, importez-le dans QuickBooks ou Xero, ou déposez-le dans un dossier partagé.
Deux options de format dans les paramètres OrderFusion (WooCommerce > Paramètres > OrderFusion) :
- Style WooCommerce regroupe les champs associés. Plus compact.
- Style Tableau place chaque champ dans sa propre colonne. Idéal pour le tri et les tableaux croisés dynamiques.
Le Style Tableau fonctionne mieux pour les imports comptables. Chaque valeur a sa propre colonne, les outils automatisés peuvent donc mapper les champs sans nettoyage manuel.
Lorsque votre plugin de facturation utilise une clé méta non standard
La plupart des plugins de facturation stockent les numéros de facture sous une clé méta qu’OrderFusion reconnaît automatiquement. Mais certains utilisent des clés personnalisées.
Si la colonne intégrée Numéro de facture s’affiche vide alors que vos commandes ont des factures :
- Ouvrez n’importe quelle commande ayant une facture
- Faites défiler jusqu’à la section Champs personnalisés (activez-la dans les Options de l’écran si vous ne la voyez pas). Sur les versions de WooCommerce antérieures à la 8.8, cette section peut ne pas apparaître avec HPOS – vérifiez plutôt la documentation de votre plugin de facturation pour le nom de la clé méta.
- Trouvez le champ utilisé par votre plugin de facturation. Notez la clé méta exacte (quelque chose comme
ou1_wcpdf_invoice_number)1_invoice_number
- De retour dans la liste des commandes, cliquez sur Options de l’écran
- Dans la section Colonnes, cliquez sur le bouton +
- Entrez un nom comme « N° de facture » et collez la clé méta
- Définissez le type de colonne sur Texte
- Cliquez sur Créer la colonne
Votre colonne personnalisée affiche maintenant les numéros de facture de votre plugin spécifique. Vous pouvez également créer un filtre personnalisé correspondant avec la même clé méta, afin de pouvoir effectuer une recherche par numéro de facture tout comme le filtre intégré.
Essayez par vous-même
et activez la colonne Numéro de facture. Filtrez les valeurs vides, créez une vue comptable, exportez un CSV. L’ensemble de la configuration prend moins de cinq minutes.
Pour des détails de configuration étape par étape, consultez la documentation OrderFusion.