Numeri di Fattura nell’Elenco degli Ordini: Configurazione Adatta alla Contabilità + Esportazione

Il tuo plugin di fatturazione crea numeri di fattura per ogni ordine. Ma WooCommerce li nasconde. Per trovare quale ordine corrisponde alla fattura INV-2024-00345, apri gli ordini uno ad uno, esaminando la pagina dei dettagli di ciascuno finché non lo trovi.

Sono 15-20 secondi per ordine. Quando il tuo contabile invia un elenco di 30 fatture da riconciliare, sono 10 minuti di clic.

OrderFusion aggiunge i numeri di fattura direttamente all’elenco dei tuoi ordini WooCommerce. Puoi vederli a colpo d’occhio, cercare per numero di fattura, trovare ordini a cui manca la fattura ed esportare tutto in CSV per il tuo contabile.

Di cosa hai bisogno prima

WooCommerce non genera i numeri di fattura da solo. Ti serve un plugin di fatturazione. OrderFusion funziona con quelli popolari:

• PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce (WP Overnight)
• Invoices for WooCommerce (Bas Elbers)
• Booster for WooCommerce
• YITH WooCommerce PDF Invoice (premium, tramite yithemes.com)

Se il tuo plugin memorizza i numeri di fattura come metadati dell’ordine (e la maggior parte lo fa), OrderFusion li rileva automaticamente.

Aggiungi la colonna del numero di fattura

1. Vai su WooCommerce > Ordini
2. Clicca su Impostazioni schermata (angolo in alto a destra)
3. Nella sezione Colonne, seleziona Numero di fattura
4. Chiudi le Impostazioni schermata

I numeri di fattura ora compaiono nell’elenco dei tuoi ordini, proprio accanto ai totali degli ordini e allo stato. Non dovrai più aprire i singoli ordini.

Cosa succede se la colonna è vuota? Due probabili motivi. O l’ordine non ha ancora una fattura (il tuo plugin potrebbe generare fatture solo per ordini completati) o il tuo plugin di fatturazione memorizza i dati sotto una meta key non standard. Nel secondo caso, crea una colonna personalizzata con la meta key specifica del tuo plugin. Consulta la sezione successiva sulle meta key non standard.

Cerca per numero di fattura

Il tuo contabile invia un’email: “Puoi controllare la fattura INV-2024-00345?”

Prima, ciò significava aprire gli ordini uno per uno. Ora:

1. Nelle Impostazioni schermata, abilita il filtro Numero di fattura
2. Digita

   1	INV-2024-00345

   nel campo del filtro
3. L’elenco degli ordini si aggiorna all’istante per mostrare gli ordini corrispondenti

Funzionano anche le corrispondenze parziali. Digita

per trovare tutte le fatture in quell’intervallo. Utile quando devi estrarre un gruppo di fatture sequenziali per una revisione trimestrale.

Trova gli ordini senza fattura

Questo ti salva a fine mese. Alcuni ordini sfuggono senza la generazione della fattura. Magari un intoppo nel gateway di pagamento, magari uno stato che non attiva il plugin di fatturazione. In ogni caso, devi individuarli prima di chiudere i registri.

1. Abilita il filtro Numero di fattura
2. Digita un trattino (

   1

   -

   ) nel campo del filtro
3. Applica

Quel trattino è un simbolo speciale in OrderFusion. Significa “mostra gli ordini in cui questo campo è vuoto”. Ottieni tutti gli ordini senza un numero di fattura, così puoi generare le fatture mancanti e mantenere i tuoi registri in ordine.

Funziona anche l’opposto. Digita un asterisco (

) per visualizzare solo gli ordini che hanno i numeri di fattura.

Crea una vista per la contabilità

I filtri e le colonne sono utili da soli. Ma la contabilità usa la stessa configurazione ogni giorno: stesse colonne, stessi filtri, stesso layout. Salvala una volta per non doverla ricostruire mai più.

Ecco una configurazione adatta alla contabilità:

Colonne:
– Ordine # e nome cliente
– Data
– Totale
– Metodo di pagamento
– Numero di fattura
– Stato

Filtri:
– Intervallo di date (impostato sul mese corrente)
– Stato: Completato

Per salvarla come vista riutilizzabile:

1. Configura le colonne e i filtri riportati sopra
2. Clicca sul pulsante + nell’area delle viste personalizzate
3. Chiamala “Contabilità – Questo Mese”
4. Clicca su Salva

Il mese prossimo, carica la vista, regola l’intervallo di date e sei pronto. Nessuna ricostruzione, nessuna colonna dimenticata.

Appuntala per un accesso più rapido. Apri il menu a discesa delle viste, fai clic sull’icona della puntina accanto alla vista contabile e questa apparirà come un badge sopra l’elenco degli ordini con il conteggio degli ordini in tempo reale. “(47) Contabilità – Questo Mese” ti dice a colpo d’occhio quanti ordini completati sono in attesa di revisione.

Esporta per il tuo contabile

Una volta impostata la vista della contabilità, l’esportazione richiede tre clic:

1. Carica la tua vista per la contabilità
2. Apri il menu a discesa Azioni di gruppo e seleziona Esporta tutto in CSV
3. Clicca su Applica

Il file CSV viene scaricato con le colonne esatte che vedi sullo schermo, nello stesso ordine. Consegnalo al tuo contabile, importalo in QuickBooks o Xero oppure inseriscilo in una cartella condivisa.

Due opzioni di formato nelle impostazioni di OrderFusion (WooCommerce > Impostazioni > OrderFusion):

• Stile WooCommerce raggruppa i campi correlati. Più compatto.
• Stile Tabella inserisce ogni campo nella propria colonna. Migliore per ordinamenti e tabelle pivot.

Lo Stile Tabella funziona meglio per le importazioni contabili. Ogni valore ha la sua colonna, in modo che gli strumenti automatizzati possano mappare i campi senza ripuliture manuali.

Quando il plugin di fatturazione usa una meta key non standard

La maggior parte dei plugin di fatturazione memorizza i numeri di fattura sotto una meta key che OrderFusion riconosce automaticamente. Ma alcuni usano chiavi personalizzate.

Se la colonna integrata Numero Fattura risulta vuota anche se i tuoi ordini hanno delle fatture:

1. Apri qualsiasi ordine che abbia una fattura
2. Scorri fino alla sezione Campi personalizzati (abilitala nelle Impostazioni schermata se non la vedi). Sulle versioni di WooCommerce precedenti alla 8.8, questa sezione potrebbe non comparire con HPOS: controlla invece la documentazione del tuo plugin di fatturazione per il nome della meta key.
3. Trova il campo utilizzato dal tuo plugin di fatturazione. Prendi nota della meta key esatta (qualcosa come

   1	_wcpdf_invoice_number

   o

   1	_invoice_number

   )
4. Torna all’elenco degli ordini e clicca su Impostazioni schermata
5. Nella sezione Colonne, clicca sul pulsante +
6. Inserisci un nome come “Fattura #” e incolla la meta key
7. Imposta il tipo di colonna su Testo
8. Clicca su Crea Colonna

La tua colonna personalizzata ora mostra i numeri di fattura del tuo plugin specifico. Puoi anche creare un filtro personalizzato corrispondente con la stessa meta key, in modo da poter cercare per numero di fattura esattamente come con il filtro integrato.

Provalo tu stesso

e attiva la colonna Numero di fattura. Filtra i valori vuoti, crea una vista contabile, esporta un file CSV. L’intera configurazione richiede meno di cinque minuti.

Per i dettagli sulla configurazione passo dopo passo, consulta la documentazione di OrderFusion.